Onlangs ontdekten onze developers afwijkingen in de manier waarop er met spam mail wordt omgegaan. Kortgezegd zien we dat veel meer mails worden geblokkeerd dan voorheen, oftewel spam-filters vanuit grote providers zijn nog strenger geworden dan ze al waren. Helaas kan dit ook gevolgen hebben voor (automatische) mails die vanuit uw website en/ of applicatie verstuurd worden. Dit kan de volgende situaties veroorzaken:

1. Een formulier op uw website is ingevuld maar er wordt geen ontvangstbevestiging van het formulier ontvangen;
2. Een mailing komt niet aan;
3. Een inschrijving op een nieuwsbrief komt niet binnen.

Waar kan het misgaan?
Als Ivengi hebben wij maar beperkt invloed op het wel of niet binnenkomen van berichten. Het gaat namelijk om meerdere factoren die worden gecontroleerd:

1. Inhoud van de mail; welke tekst gebruikt u?
2. Mailtemplate/sjabloon: welke opmaak wordt er gebruikt?
3. Spamfilter van de verzendende partij; vaak zien we dat er bij bijvoorbeeld overheden een strengere spamfilter controleert of uitgaande berichten geen spam zijn, waardoor mails sneller worden tegengehouden;
4. Spamfilter van de ontvangende partij.

Wat kunt u doen?
We hebben een aantal tips verzameld om ervoor te zorgen dat mails minder snel worden geblokkeerd:

1. Laat uw IT-beheerder een aantal zaken checken: a. Gebruikt u iMail of iForm en zijn interne SPF-records voor iManager toegevoegd? b. Kan mail worden beveiligd met SPF, DKIM en DMARC?
2. Controleer regelmatig de resultaten uit iForm om te bekijken of u al deze resultaten ook per mail hebt ontvangen;
3. Laat ons uw mailtemplate nakijken; dit kost ons 1-2 uur werk waarbij we kunnen onderzoeken of hier zaken in verbeterd kunnen worden;
4. Controleer in uw mailapplicatie de map ‘Ongewenste e-mail’ regelmatig om te zien of daar mails worden afgevangen die u wel wilt bekijken;
5. Verbeter de content van mailing naar grotere groepen; voorkom het toevoegen van bijlagen, wees voorzichtig met uitroeptekens, hoofdletters en symbolen en voorkom afgekorte URLs.

Graag horen wij het als u vragen over bovenstaande heeft of als wij u kunnen ondersteunen. Mochten wij via onze monitoring signaleren dat er iets misgaat met uw mails nemen wij sowieso persoonlijk contact met u op.